Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam  
tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang 
sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga 
terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.  
Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan 
akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam 
mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya 
akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
       Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat 
bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut 
terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu 
banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) 
dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business 
system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang 
berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

DATA VERSUS INFORMASI
a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi 
   (data is the description of things and events that we face).
b. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu 
   (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi
   (business data is an organization's description of things (resources) 
   and events (transactions) that it faces).
c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan 
   kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat 
   tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata 
   yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut 
   dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai 
   barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata 
   (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda 
   dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
   Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari 
   bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat 
   memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu 
   model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan 
   informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut ; didalam kegiatan suatu perusahaan, dari  hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai :
   a. Laporan penjualan penjualan setiap salesman, yang berfungsi untuk 
      memberikan besarnya komisi dan bonus.
   b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan 
      promosi dan periklanan.
   c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol 
      persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang 
      laku terjual.

KONSEP DASAR INFORMASI
Terdapat beberapa definisi, antara lain : 
a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti 
   bagi yang menerimanya.
b. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat 
   ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian.
   Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, 
   akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi 
   akan dilakukan.
c. Data organized to help choose some current or future action or nonaction  
   to fullfill company goals (the choice is called business decision making).

PENGOLAHAN DATA 
(DATA PROCESSING)
Adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan 
bentuk data menjadi informasi yang memiliki keguanaan (data processing is 
the term used to describe changes performed on data to produce purposeful 
information).
Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :
1. Data input
   a) Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium 
      (contoh, punching number ke dalam kalkulator).
   b) Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting 
      atribut kelamin female ke huruf F).
   c) Storing data or information untuk pengambilan keputusan (potential 
      information for future).
2. Data transformation
   a) Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.
   b) Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah 
      jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam 
      kerja perminggu).
   c) Classifying data group-group tertentu :
      c.1) Categorizing data kedalam group berdasar karakteristrik tertentu 
           (contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif).  
      c.2) Sorting data kedalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan 
           nomor induk karyawan secara ascending).
      c.3) Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu 
           (menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret 
           kedalam group triwulanan).
      c.4) Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data 
           (contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih 
           dari 15 juta pertahun).
3. Information output
   a) Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai 
      melalui monitor atau cetakan.
   b) Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang 
      membutuhkan. 
   c) Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran 
      komunikasi.

  +-----+
  :     :              __________________
  : M S :  Data Input  :                : Information Output
  : A T :=============>:      Data      :====================>
  : J E : (Transaction): Transformation :      (Report)
  : O P :              __________________
  : R S :              :                :
  :     :              :                :
  :_____:_____________________________________________________
  :     :              :                :
  : F   : * Record     : * Calculate    : * Display
  : U   :              :                :
  : N   : * Code       : * Summarize    : * Reproduce 
  : C   :              :                :
  : T   : * Store      : * Classify     : * Telecommunicate
  : I   :              :                :
  : O   : * Select     :                :
  : N   :              :                :
  :     :              :                : 
  +-----+              :                :
     Gambar 1.2 : Proses Utama dan Fungsi Pengolahan Data

TEST KEBUTUHAN INFORMASI
Terdapat 4 tes untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam informasi :
1. Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi ditujukan ? 
   (to whom (which decision maker) is the message intended ?)
2. Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujukan ? 
   (for what specific decision is the message intended ?)
3. Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan 
   masalah ? (how is the message used to detect or resolve the condition)
4. Sejauh mana (kapan) tingkat pembuatan keputusan ? 
   (how often (when) is the decision made ?)

SIKLUS INFORMASI
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk 
dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan 
informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki 
urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi 
tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar 
dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu, 
Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh 
kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang 
nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya. 
Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle)
atau siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti gambar berikut :

                +-----------+ 
                :   Proses  :
        +------>:  (Model)  :-------+
        :       +-----------+       :
        :                           :
        :                           : 
  +------------+             +---------------+
  :   Input    :             :     Output    :
  :   (Data)   :             : (Information) :
  +------------+             +---------------+
        ^                           :
        :                           :
  +------------+             +---------------+ 
  :    Data    :             :    Penerima   :
  : (Kejadian) :             :     (User)    :
  +------------+             +---------------+
        ^                           :
        :                           : 
  +------------+             +-------------+
  :    Hasil   :             :  Keputusan  :
  :  tindakan  :             :  tindakan   :
  +------------+             +-------------+ 
        ^                           :
        :                           : 
        +---------------------------+ 
        Gambar 1.3 : Siklus informasi

KUALITAS INFORMASI
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau 
ditentuka 3 hal, yaitu :
a. Relevan (relevancy)
   Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. 
   Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya 
   berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin 
   produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih 
   relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan
   * How is the message used for problem solving (decision masking) ?
b. Akurat (accuracy)
   Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau 
   menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan 
   dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau 
   kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. 
   Komponen akurat :
   b.1) Completeness ; Are necessary message items present ?
        Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki 
        kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan 
        sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan 
        keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga 
        akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau 
        memecahkan suatu masalah dengan baik.
   b.2) Correctness ; Are message items correct ?
   b.3) Security ; Did the message reach all or only the intended systems 
        users ?
c. Tepat waktu (timeliness)
   Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). 
   Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau 
   digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal 
   atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan 
   mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, 
   mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru. 
   * How quickly is input transformed to correct output ?
d. Ekonomis (Economy)
   * What level of resources is needed to move information through 
     the problem-solving cycle ?
e. Efisien (Efficiency)
   * What level of resources is required for each unit of information 
     output ?
f. Dapat dipercaya (Reliability)

NILAI INFORMASI
Ditentukan dari :
a.  Manfaat (use)
b.  Biaya (cost)

+-----------------------------------------------------------------------+
: Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif      :
: dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi :
: tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang,    :
: tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.                           :
: Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau      :
: cost benefit.                                                         :
+-----------------------------------------------------------------------+

INFORMASI DAN 
TINGKAT MANAJEMEN
 
Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar 
penggunanya, yaitu  :
a. Informasi Strategis
   Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi 
   eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan 
   dan sebagainya.
b. Informasi Taktis
   Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi 
   trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana 
   penjualan.
c. Informasi Teknis
   Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian 
   stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

+-------------------------------------------------------------------------+
: Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna    :
: bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan : 
: informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan :  
: untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang   :
: diambilnya.                                                             :
+-------------------------------------------------------------------------+

SISTEM INFORMASI
Dapat didefinisikan sebagai 
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-
   komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan 
   informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan 
   memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk 
   mengendalikan organisasi.
c. Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan 
   pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan 
   kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
   tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,

MANFAAT SISTEM INFORMASI
a. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-
   transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah 
   satu produk atau pelayanan mereka. 
b. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan 
   membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
c. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan 
   pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang 
   tersedia.

PEMAKAI SISTEM INFORMASI
Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer terdapat di dalam 
suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalah pemakai 
informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yang bertanggung 
atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian 
perusahaan.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI
a. Hardware
   Terdiri dari komputer, periferal (printer) dan jaringan.
b. Software
   Merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan 
   tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. 
   Software dapat digolongkan menjadi Sistem Operasi (Windows 95 dan NT), 
   Aplikasi (Akuntansi), Utilitas (Anti Virus, Speed Disk), serta Bahasa 
   (3 GL dan 4 GL).
c. Data
   Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut 
   untuk menghasilkan informasi.
d. Prosedur
   Dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) 
   dan teknis.
e. Manusia
   Yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem 
   informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang 
   jelas.

KEGIATAN SISTEM INFORMASI
a. Input
   Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.
b. Proses
   Menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkan suatu 
   informasi yang bernilai tambah.
c. Output
   Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut.
d. Penyimpanan
   Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
e. Control
   Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan 
   sesuai dengan yang diharapkan.

Dalam mendisain dan menganalisa sistem informasi, perlu menerapkan 
pengetahuan dari berbagai macaam bidang. Suatu sistem informasi melibatkan 
orang-orang pada berbagai tingkat di dalam sebuah organisasi, komputer, 
program, dan prosedur serta personil untuk mengoperasikan sistem.
Bidang-bidang seperti manajemen, perilaku organisasi, teknik industri, 
ilmu komputer, teknik elektro, komunikasi, psikologi dan lain-lain semuanya 
memiliki peranan penting dalam membuat, mempelajari dan mendisain sistem 
informasi. Apabila Sistem Informasi digunakan dalam mendukung kegiatan 
manajemen, maka sistem tersebut disebut SIM (Sistem Informasi Manajemen). 

+--------------------------------------------------------------------------+
: Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari sistem manajamen   :
: atau sistem yang menyediakan informasi yang bertujuan mendukung operasi  : 
: manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung: 
: berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer      : 
: (computer base information processing) dengan mempertimbangkan informasi : 
: apa, untuk siapa, dan kapan harus disajikan.                             :
+--------------------------------------------------------------------------+

SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-sistem informasi :
a.  Akuntansi (Accounting Information Systems)
b.  Pemasaran (Marketing Information Systems)
c.  Penyediaan (Inventory Information Systems)
d.  Personalia (Personnel Information Systems)
e.  Distribusi (Distribution Information Systems)
f.  Pembelian (Purchasing Information Systems)
g.  Kekayaan (Treasury Information Systems)
h.  Analisis Kredit (Credit Analysis Information Systems)
i.  Penelitian dan Pengembangan (Research and Development Information Systems)
j.  Teknik (Engineering Information Systems)

DETAIL KOMPONEN SISTEM INFORMASI
a. Blok  Masukan (Input Block)
   Meliputi, metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan 
   dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok Model (Model Block)
   Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang 
   berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu.
c. Blok Keluaran (Output Block)
   Berupa keluaran dokumen dan informasi yang berkualitas. 
d. Blok Teknologi (Technology Block)
   Untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, 
   menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari 
   sistem secara keseluruhan.
e. Blok Basis Data (Database Block)
   Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan 
   di perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
f. Blok Kendali (Controls Block)
   Meliput masalah pengendalian yang berfungsi mencegah dan menangani 
   kesalahan/kegagalan sistem.

SISTEM INFORMASI BISNIS
Umumnya topik-topik yang membahas SIM (Sistem Informasi Manajemen) dan 
SIB (Sistem Informasi Bisnis) menekankan pada pembahasan sistem informasi 
penjualan, akuntansi, personalia dan sebagainya. Hal ini menunjukkan bahwa 
SIM dan SIB secara sepintas adalah sama, karena seorang manajer pada 
dasarnya menjalankan suatu bisnis, tetapi bila dianalisa lebih lanjut akan 
ditemukan beberapa hal yang berbeda, yaitu :
a. Sumber data SIB lebih dominan bersumber dari luar organisasi (peraturan 
   pemerintah, perpajakan, bursa tenaga kerja, demografi, lembaga keuangan, 
   serikat buruh, pasar modal), sedangkan SIM dari transaksi harian 
   organisasi. 
b. SIB lebih dominan digunakan oleh investor dan SIM lebih ditujukan untuk 
   manajemen agar dapat mengawasi sumber daya yang tersedia sehingga dapat 
   bekerja secara efisien dan efektif· SIB dapat diperoleh dari hasil 
   penelitian, membeli dari pusat data statistik dan dari informasi-
   informasi lainnya.
c. SIM dalam menyajikan informasi penjualan berkaitan dengan target yang 
   dicapai, perbandingan dengan anggaran, gambaran trend penjualan, 
   sedangkan SIB lebih menekankan pada beberapa persen pangsa pasar yang 
   dikuasai oleh perusahaan, beberapa persen lagi yang dapat dikuasai, 
   bagaimana strategi pesaing dalam meningkatkan pangsa pasar.
Dari tingkatannya SIM merupakan bagian dari SIB, sedangkan SIA merupakan 
bagian dari SIM


Daftar Pustaka
1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, 
   Addison-Wesley Publishing Company, 1983.
2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan 
   Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.
3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi, 
   Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.
4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
   Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

ORGANISASI SISTEM INFORMASI
Ke Menu