BAB 2
INFORMASI


ORGANISASI SISTEM INFORMASI

Lokasi sistem informasi di dalam suatu organisasi belum ada kesepakatan. Ada yang memisahkan dalam departemen sendiri, yaitu departemen sistem informasi dan ada yang menggabungnya dengan departemen lain, misalnya dengan departemen akuntansi yang dibawah koordinasi oleh controller (kepala eksekutif/manajer tingkat atas akuntansi yang mempunyai fungsi perencanaan, pengendalian, pelaporan, akuntansi, dan tanggungjawab penting lainnya). Jika departemen sistem informasi dibawah controller bersama-sama dengan departemen akuntansi, biasanya departemen sistem informasi hanya terbatas pada pengolahan data elektronik saja dengan struktur organisasi tampak sebagai berikut : +-----------+ : Direktur : : Utama : +-----------+ | +-------------+-------------+ | | | +-----------+ +----------+ +----------+ : Direktur : : Direktur : :Controller: : Pemasaran : : Produksi : : : +-----------+ +----------+ +----------+ | +-------------+-------------+--------------+------------+ | | | | | +-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+ : Internal : : Akuntansi: : Akuntansi: : PDE : : Anggaran : : Audit : : Keuangan : : Biaya : : : : : +-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+ Gambar 2.3 : Controller membawahi akuntansi dan PDE Pengaturan seperti ini mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut : 1. Perubahan dari sistem manual ke sistem komputer dengan diterapkannya departemen PDE tidak terlalu mengejutkan dan mudah diterima karena bukan merupakan departemen yang terpisah. 2. Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan pelaporan keuangan terpusat dengan PDE sehingga fungsi dari akuntansi yang bertanggungjawab terhadap pengolahan transaksi serta penyediaan informasi keuangan kepada manajer fungsi yang lainnya dan kepada piahk luar lebih efektif. 3. Karena keberhasilan aplikasi komputer didalam kegiatan akuntansi seperti misalnya penggajian, piutang dagang dan pengendalian persediaan merupakan tanggungjawab akuntan sedang akuntan terlibat langsung didalamnya, maka diharapkan pengembangan aplikasi tersebut dapat lebih mengena. Faktor yang perlu diperhatikan dalam bentuk struktur organisasi demikian adalah tentang peranan controller bersangkutan. Jika controller betul-betul memahami dan menguasai teknologi pengolahan data elektronik, hal ini tidak menjadi masalah. Kekuatiran lebih lanjut adala bahwa data yang diolah mungkin tidak hanya data mengenai akuntansi saja, tetapi juga data lain yang non-akuntansi, sehingga pengetahuan controller mengenai masalah lainnya juga harus cukup. Di beberapa organisasi, fungsi sistem informasi atau PDE diorganisasikan secara terpisah dari fungsi akuntansi dan dibawah tanggungjawab manajer tersendiri, yaitu manajer PDE atau manajer sistem informasi. +-----------+ : Direktur : : Utama : +-----------+ | +-------------+-------------+--------------+-------------+ | | | | | +-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+ : Direktur : : Direktur : : Direktur : :Controller: : Direktur : : Pemasaran : : Produksi : :Personalia: : : : PDE : +-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+ Gambar 2.4 : Fungsi PDE tidak dibawah controller Alasan bahwa departemen sistem informasi atau disebut dengan departemen PDE berdiri sendiri tidak dibawah controller adalah karena departemen PDE sebagai service departemen tidak hanya mengolah data akuntansi saja, tetapi juga mengolahdata non-akuntansi (ingat sistem informasi manajemen, sedang SIA hanya subsistem dari SIM). Ada pendapat jika lokasi departemen PDE dibawah controller, informasi keuangan cenderung mendominasi sistem ini, karena controller akan lebih menekankan pada masalah-masalah keuangan saja, sebagai akibatnya bagian-bagian lainnya dalam organisasi akan tidak puas terhadap kebutuhan-kebutuhan informasinya. Dengan memisahkan fungsi sistem informasi (PDE) dibawah tanggungjawab manajer sistem informasi, maka semua aspek yang berhubungan dengan pengolahan data akan dapat dilaksanakan dengan lebih efektif, karena pengetahuan manajer PDE sebagai spesialis dibidangnya lebih baik dibandingkan dengan controller. Untuk organisasi yang kecil, departemen PDE hanya terdiri daru sejumlah kecil personil- personil yang bertanggungjawab hanya untuk mengoperasikan peralatan- peralatan komputer saja. +-----------+ : Manajer : : PDE : +-----------+ | +-------------+-------------+ | | | +-----------+ +----------+ +----------+ : Analis : :Pemrogram : : Operator : : Sistem : : : : : +-----------+ +----------+ +----------+ Gambar 2.5 : Organisasi departemen PDE yang kecil Departemen in hanya terdiri dari beberapa fungsi saja, yaitu analis sistem, programmer dan operator. Bahkan untuk perusahaan yang lebih kecil lagi, analis sistem dan programmer tidak diperlukan, karena menggunakan program- program yang sudah jadi dalam bentuk paket. Dalam organisasi departemen PDE uang lebih besar, masing-masing fungsi tersebut dapat dilakukan oleh ratusan personil. Bila organisasi PDE telah berkembang sedemikian rupa, maka masing- masing fungsi dalam departemen PDE harus diatur kembali dan dibagi-bagi lagi menjadi beberapa fungsi yang penting. +-----------+ : Direktur : : Utama : +-----------+ | +----------+-------------+----------+-----------------------+ | | | | | +---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +----------+ : Manajer : : Manajer : : Database : : Manajer : : Manajer : : Analis : : Pemogram: :Administra: : Operasi : :Komunikasi: : Sistem : : : : tor : : : : : +---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +----------+ | | | | | | +------------+------------+ | | | | | | | +---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+ +----------+ : Kepala : : Kepala : : Kepala : : Kepala : : Kepala : :Komunikasi: : Pengope : :Pemogram : : Pengawas : : Pemasuk : :Librarian: : Data : : rasi AS : : : : Data : : Data : : : : : +---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+ +----------+ | | | | | | | | | | +---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+ : Analis : :Pemogram : : Pengawas : : Pemasuk : :Librarian: : Sistem : : Senior : : Data : : Data : : : : Senior : : : : : : : : : +---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+ | | | | +---------+ +---------+ : Analis : :Pemogram : : Sistem : : Yunior : : Yunior : : : +---------+ +---------+ Gambar 2.6 : Organisasi departemen PDE yang besar

Daftar Pustaka

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, Addison-Wesley Publishing Company, 1983. 2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995. 3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi, Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987. 4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan Publishing Company, New York, 1991. Ke Menu