Bab 6
DESAIN INPUT, OUTPUT, LAYAR

6.1 Desain input terinci
Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari infromarsi adalah 
data yang terjadi dari transaksi-transaksi. Sampah yang masuk sampah yang keluar (garbage in 
garbage out). Oleh karena itu desain input harus benar-benar menerima input bukan sampah. 
Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertama 
kali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat 
salah bahkan kurang atau berlebihan. 
Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) 
data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input 
ke sistem informasi untuk diolah.  Dokumen dasar dapat membantu di dalam penanganan arus data 
sebagai berikut :
a. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap.
b. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat.
c. Dapat mendorong lengkapnya data, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu persatu 
   di dalam dokumen dasarnya.
d. Bertindak sebagai pendistribusian data, karena sejumlah tembusan dari formulir tersebut 
   dapat diberikan kepada individu-individu atau departemen-departemen yang membutuhkannya.
e. Dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah, sehingga sangat 
   berguna untuk audit trail (pelacakan pemeriksaan). 
f. Dapat sebagai cadangan atau pelindung (back up) dari file-file data di komputer.
   Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik. 

Berikut merupakan petunjuk-petunjuk di dalam perancangan dokumen dasar yang baik, antara lain :
a. Kertas yang digunakan, pertimbangan 
   · Lamanya dokumen dasar disimpan.
   · Penampilan dokumen dasar.
   · Banyaknya dokumen dasar yang ditangani.
   · Bagaimana menanganinya : secara halus, kasar, dilipat atau dibawa-bawa.
   · Lingkunga sekitarnya : berlemak, kotor, panas, dingin, lembab atau mengandung asam.
   · Metode pengisian dokumen dasar : ditulis tangan atau dicetak.
   · Keamanan terhadap pudarnya data yang dicatat.
b. Ukuran kertas dari dokumen dasar.(gunakan ukuran standar umum/kelipatan).
c. Warna yang digunakan (untuk mudah dibaca).
d. Judul dokumen dasar (menunjukkan jenis dan kegunaan dokumen).
e. Nomor dokumen dasar (menunjukkan sumber dan jenis sumber data).
f. Nomor urut dokumen dasar (untuk pelacakan pemeriksaan dan pengarsipan).
g. Nomor dan jumlah halaman.
h. Pembagian area (area judul, halaman, kontrol, organisasi, obyek, tubuh, berita, otorisasi dan area nomer)..
i. Caption (siapa yang harus mengisi dan data apa yang diisikan).
j. Instruksi didalam dokumen dasar (jelas, supaya pengisi tidak banyak bertanya/paham).
k. Jendela di amplop (sehingga mengurangi penulisan ulang).
l. Jumlah tembusan (seefisien dan seefektif mungkin).

Cara-cara untuk mengurangi jumlah masukan :
1. Menggunakan kode.
2. Data yang relatif konstan disimpan di file induk acuan.
3. Jam dan tanggal diambilkan dari sistem.
4. Rutin perhitungan dilakukan oleh sistem.

Petunjuk pembuatan kode :
1. Harus mudah diingat, unik, fleksibel, efisien, konsisten.
2. Harus distandarisasi.
3. Spasi dan karakter mirip dihindari (O,0.I,1,Z,2,S,5,V,U).
4. Panjang kode harus sama.

Tipe dari kode :
1. Kode mnemonik.
   Dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian dari item yang akan mewakili dengan 
   kode ini. (P untuk Pria, W untuk Wanita, YG untuk Yogyakarta).
2. Kode urut / kode seri.
   Merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.
   Contoh :
   001 Kas.
   002 Piutang dagang
   003 Persediaan produk selesai
   004 Persediaan produk dalam proses
   005 Persediaan bahan baku

   Kebaikannya :
   a. Sangat sederhana.
   b. Mudah diterapkan.
   c. Kode pendek tetapi unik.
   d. Mudah dicari bila kodenya sudah diketahui.
   e. Cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relaitf, sehingga nomor record 
      dapat sama dengan kodenya, dengan demikian file tidak perlu diindeks.
   f. Baik untuk pengendalia, karena kode yang hilang dapat mudah diketahui.

   Kelemahannya :
   a. Penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan.
   b. Tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, kecuali hanya 
      berdasarkan urutannya saja.
   c. Tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode.

3. Kode blok.
   Mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok (range) tertentu yang mencerminkan satu 
   klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.
   Contoh :
   Blok		Kelompok
   1000 - 1999	Aktiva lancar
   2000 - 2499	Aktiva tetap
   2500 - 3000	Hutang lancar

   Kebaikannya :
   a. Nilai dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang sudah tertentu.
   b. Mudah diperluas.
   c. Kode dapat ditambah atau dibuang sebagian.
   d. Proses pembuata laporan keuangan dapat dilakukan dengan lebih mudah karean tiap-tiap 
      kelompok rekening dapat diketahui dari blok kodenya.

   Kelemahannya :
   a. Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode menjadi cukup panjang.
   b. Kurang mudah diingat.

4. Kode group.
   Merupakan kode yang berdasarkan field-field (posisi ke-) dan taip-tiap field kode mempunyai 
   arti. Contoh 2 digit dari kiri menunjukkan tahun angkatan, 1 digit selanjutnya menunjukkan 
   program studi yang diambil da5 digit berikutnya menunjukkan nomor induk mahasiswa.

   Kebaikannya :
   a. Nilai dari kode mempunyai arti.
   b. Mudah diperluas.
   c. Dapat ditambah atau dibuang sebagian.
   d. Dapat menunjukkan panjang dari data.

   Kelemahannya :
   a. Kode dapat menjadi panjang.

5. Kode desimal.
   Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan 
   angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok.

6.2 Desain ouput terinci
Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling digunakan adalah dalam 
bentuk tabel dan berbentuk grafik atau bagan.

a. Tabel
   Berbagai macam bentuk tabel yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya :
   a.1.1 Notice report.
         Merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus, yang harus dibuat 
         sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan supaya permasalahan-permasalahan 
         yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani.
   a.1.2 Equipoised report.
         Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan dan biasanya untuk maksud 
         perencanaan, sehingga dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan keputusan.
   a.1.3 Variance report.
         Bentuk laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan 
         dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya.
   a.1.4 Comparative report.
         Bentuk laporan ini adalah untuk membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. 
         Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai-nilai 
         elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya.

b. Grafik
   Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan diantaranya sebagai bagan 
   garis (line chart), batang (bar chart) dan bagan pastel (pie chart).
   b.1 Bagan garis.
       Variasi data data yang ditunjukkan dengan suatu garis atau kurva. Bagan garis mempunyai 
       beberapa kebaikan, yaitu :
       · Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik.
       · Dapat menunjukkan beberapa titik.
       · Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya.
       · Mudah dimengerti.

       Kelemahannya :
       · Bila terlalu banyak garis / kurva ( > 4), maka akan tampak ruwet.
       · Hanya terbatas pada 2 dimensi.
       · Spasi dapat menyesatkan.

   b.2 Bagan batang.
       Nilai-nilai data dalam bagan batang digambarkan dalam bentuk batang-batang vertikal 
       ataupun horisontal. 

       Kebaikannya :
       · Baik untuk perbandingan.
       · Dapat menunjukkan nilai dengan tepat.
       · Mudah dimengerti.

       Kelemahannya :
       · Terbatas hanya pada satu titik saja.
       · Spasi dapat menyesatkan.

   b.3 Bagan pastel.
       Merupakan bagan yang berbentuk lingkaran. Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan 
       bagian dari data.
       
       Kebaikannya :
       · Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya.
       · Mudah dimengerti.
      
       Kelemahannya :
       · Penggunaannya terbatas.
       · Ketepatannya kurang.
       · Tidak dapat menunjukkan hubungan beberapa titik.

      Pedoman desain laporan :
      a. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu : judul 
         laporan, tubuh laporan dan catatan kaki yang dapat berisi ringkasan subtotal, atau 
         grand total.
      b. Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak 
         mudah sobek serta tidak mudah kotor.
      c. Untuk tiap-tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak 2 ½ cm, sehingga 
         bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.
      d. Gunakan spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.
      e. Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal atau 
         digaris bawahi.
      f. Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari 
         penggunaan font yang sulit dimengerti.
      g. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakan tanda bullet atau nomor urut.
      h. Letakkan informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah 
         dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan letak dari informasi detail tersebut.
      i. Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin 
         akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada.
      j. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk 
         tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.
      k. Laporan harus dibuat dan distribusikan tepat pada waktunya.
      l. Laporan harus sederhana tetapi jelas.
      m. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami 
         oleh pemakainya.
      n. Isi laporan harus akurat.
      o. Laporan bilamana mungkin harus distandarisasi. Bentuk-bentuk laporan yang selalu 
         berubah akan menyebabkan kebingunan bagi mereka yang menggunakannya.
      p. Laporan harus berguna.
      q. Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan.


6.3 Desain dialog layar terminal
      Merupakan rancang bangun dari percakapan antara pemakai sistem (user) dengan komputer. 
Percakapan ini dapat terdiri dari proses memasukkan data ke sistem, menampilkan output informasi 
kepada user atau dapat keduanya.

Pedoman desain dialog :
a. User harus dibuat sadar/paham tentang apa yang harus dikerjakan selanjutnya. 
   Sistem harus menyediakan instruksi-instruksi apa yang harus dikerjakannya.
b. Layar dialog dibentuk sedemikian rupa sehingga informasi, instruksi dan bantuan-bantuan 
   selalu ditampilkan pada area yang sudah pasti, sehingga layar dibagi dalam bentuk jendela 
   (judul, instruksi, tubuh, escape).
c. Didalam jendela tubuh, dialog seharusnya dibatasi untuk satu ide saja tiap frame-nya. 
d. Paging dan scrolling digunakan untuk menampilkan informasi di jendela tubuh.
e. Berita, instruksi, atau informasi yang ditampilkan harus tetap dtampilkan dalam waktu yang 
   cukup lama sesuai kendali tombol (tidak terlalu cepat bergulir atau berganti halaman).
f. Gunakan kalimat yang sederhana, mudah dimengerti dan hindari penggunaan istilah-istilah 
   atau jargon.
g. Hindari penggunaan singkatan-singkatan.
h. Hindari penggunaan simbol-simbol yang dapat membingungkan user.
i. Gunakanlah kata yang konsisten, misalnya kata KOREKSI layar satu, RUBAH dilayar dua, EDIT 
   dilayar tiga.

Strategi dialog :
a. Menu.
   Menu banyak digunakan karena merupakan jalur pemakai yang mudah dipahami dan digunakan. 
   Menu berisi alternatif pilihan yang disediakan untuk user. Teknologi canggih memungkinkan 
   memilih menu dengan sentuhan langsung denga tangan, light pen atau mouse. Jika pilihan menu 
   cukup banyak dapat dikelompokkan secara berjenjang.
b. Kumpulan instruksi (instruction set).
   Yaitu dengan menuliskan suatu instruksi oleh user dan sistem akan mengartikan instruksi 
   serta memberikan respon jawabannya. 
c. Dialog pertanyaan/jawaban (question/answer dialog).
   Sistem akan menampilkan lebih dahulu pertanyaan dan user menjawabnya untuk mendapatkan respon 
   lebih lanjut dari sistem. Contoh : "Masukkan kode langganan : ….". Jika kode langganan yang 
   dimasukkan tidak benar, maka akan didapatkan respon berita "Kode salah, ulangi !" atau 
   "Langganan tidak ada, ulangi !".

Daftar Pustaka

1. HM, Jogiyanto, Analysis and Disain Sistem Informasi (Pendekatan
   terstruktur), Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

Ke Menu


Last update 15 November 00