BAB 9
PEMILIHAN SISTEM
(SELECTING THE PROPER SYSTEM)
Dalam tahap ini (SDLC), sejumlah alternatif yang telah dibuat perlu untuk
dibandingkan sehingga dapat menemukan hanya satu sistem yang terbaik.
Masing-masing alternatif sistem yang sudah tetap dibandingkan dengan
kondisi sistem saat ini. Perlu diperhatikan, bahwa sistem saat ini dapat
dilanjutkan dalam bentuk penggantian sistem baru. Kalau sebuah candidat
sistem pengganti tidak memberikan keuntungan yang lebh dibanding sistem
saat ini, maka sistem saat ini akan tetap digunakan, sehingga sistem
pengganti harus benar-benar memberikan keuntungan dan manfaat melebihi
sistem sekarang secara maksimal.
Taktik membandingkan (comparison tactics)
Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif. Biaya
adalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sistem informasi.
Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil implementasi
sistem informasi. Hal-hal tersebut termasuk mengurangi tingkat kesalahaan
(error rates), meningkatkan penjualan (increased customer sales), dan
mempercepat waktu respon. Keuntungan merupakan sesuatu yang sulit diukur
karena bersifat kualitatif (bukan berupa angka hanya deskriptif saja).
Meningkatkan kepuasan konsumen dan mengurangi perlawanan pemakai (end-user
resistance) adalah keuntungan kualitatif. Keuntungan adalah kesempatan
untuk meningkatkan (memperbaiki) keuntungan perusahaan.
Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding sistem lainnya (B).
1. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai
keuntungan sama.
2. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyai keuntungan
yang lebih banyak dibanding B.
3. A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntungan yang
lebih banyak.
Sebuah contoh pertanyaan sulit dijawab, jika sistem A biayanya rendah,
tetapi sistem B mempunyai keuntungan yang lebih banyak, mana sistem yang
baik ?
Ada banyak contoh perusahaan menyesuaikan sistem informasi baru dengan
memperhatikan kenaikan keuntungan dibanding penurunan biaya. Pertama,
penggunaan kartu ATM dibenarkan untuk meningkatkan jumlah nasabah bank
sehingga menambah pelayanan (added service). Kedua penggunaan laser scanning
untuk supermarket adalah untuk mengurangi antrian pembayaran (checkuot
lines), yang akan diterjemahka sebagai projected meningkatkan layanan
(market share) konsumen. Penekanan pemakaian automation sebagai peningkatan
penjualan dan keuntungan dibanding mengurangi biaya.
Menjual (selling) sistem informasi ke manajemen sebagai projected benefits
mempunyai dua masalah, yaitu :
a. Sulit menaksir keuntungan secara kuantitatif (to quantify benefits).
Berapa banyak nasabah bank menarik uangnya melalui mesin ATM ?.
Berapa besar tingkat pinjaman baru pribadi (the average new customer's
loan), checking dan savings balance ?. Banyak yang telah mencoba
memecahkan pertanyaan-pertanyaan tersebut melalui probabilitas
(use of future probabilities). Masing-masing pendekatan menambahkan
masalah estimasi probabilitas mendatang dan masalah estimasi pendatang
mendatang (estimating future revenues).
b. Kalaupun keuntungan dapat ditaksir secara kuantitatif, jarang dalam
bentuk nilai uang. Bagaimana waktu tunggu yang pendek dari nasabah
terhadap tingkat keuntungan uang yang diperoleh. Bagaimana dapat
menterjemahkan mengurangi tingkat kesalahan dengan mengurangi biaya
atau menaikkan pendapatan ?. Memang dapat dikerjakan, tetapi sulit,
merupakan tugas yang samar-samar (imprecise task).
Mengapa penting untuk diterjemahkan (to translate) menjadi keuntungan yang
dapat diukur dalam uang (to measurable dollars) ?. Ada tiga alasan, yaitu :
a. Perusahaan membuat catatan (keep track) uang dengan sistem akuntansi
tradisional.
b. Alternatif sistem informasi bersaing dengan alternatif yang berasal dari
area lain dalam perusahaan.
c. Top management memutuskan apakah atau tidak memutuskan dengan
pengembangan sistem informasi baru.
Suatu saat, adalah relatif mudah membenarkan (justify) otomatisasi berdasar
keuntungan daripada biaya. Pada awal proses informasi, pilihanya adalah
manual lawan sistem otomatisasi. Perusahaan menjadi modern melalui
otomatisasi. Sekarang pilihan lebih sulit. Secara khas, pilihan adalah
diantara lama dan versi baru otomatisasi sistem. Menjadi jauh lebih sulit
menjual pengembangan sistem baru kepada manajemen berdasarkan probabilistic
benefits daripada prediksi biaya yang beralasan. Karenanya, bahasan akan
menjelaskan pedoman praktis untuk membandingkan alternatif sistem informasi :
Choose one system over another based on dollars. When two alternatives are
nearly equal in dollars, select the system with more nondollar benefits.
Akan digunakan aturan (rule) atau taktik (tactic), sistem analis harus
berhati-hati dengan pertimbangan sebagai berikut :
a. Hanya seorang sistem analis dengan kemampuan komunikasi yang tinggi
(superior communication skills) dan pertimbangan pengaruh (considerable
influence) dapat menjual (sell) ke manajemen sebuah sistem dengan
pengukuran biaya yang tinggi tetapi keuntungan yang tidak terukur adalah
lebih baik. Hal ini merupakan kesedihan, tetapi masih benar.
b. Angka uang (dollar figures) menyatakan secara tidak langsung (imply)
lebih akurat daripada kelayakan. Sebuah perusahaan dapat memprediksi
market share-nya dua puluh tahun dari sekarang. Angka peramalan
(forecast figure) berisi 3 desimal point yang kelihatan lebih akurat.
Kebenaran akurasi adalah jawaban yang lebih baik.
Biaya sistem informasi
Keuntungan mencakup dalam model analisis yang hanya dapat diekpresikan
dalam nilai uang, dimana jarang terjadi. Ketika dapat diekspresikan dalam
nilai uang, ditunjukkan dalam biaya negatif.
Additional system costs $ 49,357
Additional system benefits $(16,423)
Net additional system costs $ 32,934
Biaya sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi 3, yaitu : categories,
nature, dan when they occur.
Kategori biaya
Pada dasarnya biaya dibagi dalam kategori :
a. Hardware : mainframe, minicomputers, microcomputers, dan peripheral
equipment.
b. Software : systems, utility, dan application software.
c. People : analysts, programmers, operators, data entry personnel,
dan sebagainya.
d. Supplies : paper, tapes, disk, dan sebagainya.
e. Telecommunications : modem, local area network cabling, multiplexors,
front-end processors, dan sebagainya.
f. Physical site : air conditioning, humidity control, security,
dan sebagainya.
Gambar 9.1 : Typical sistems operating costs
Nature of costs
Membandingkan biaya sistem informasi melalui kehidupan sistem, analis
memproyeksi berapa perubahan biaya untuk masa depan. Untuk melakukannya,
ada tiga model biaya operasi sistem informasi, yaitu :
a. Linear.
b. Exponential.
c. Step function.
Ketika biaya terjadi (When costs occur)
Biaya sistem informasi dapat terjadi sekali atau berkesinambungan.
On-time costs, development costs adalah berhubungan dengan pengembangan
sistem, dan recurring costs, operational costs adalah berhubungan dengan
operasi sistem informasi setiap hari. Perbedaan antara one-time
(development) dan recurring (operational costs) seringkali dari pilihan
materi (matter). Misalnya, pembelian sebuah komputer adalah one-time
development system, sedangkan menyewa komputer yang sama adalah recurring
operational cost. Gunakan daftat berikut untuk menetapkan biaya :
a. One-time (development) costs.
1. Hardware purchase.
2. Software purchase.
3. Analysis, design, programming, and testing personnel hours.
4. Preparation of computer site.
5. Initial training and orientation of users.
6. Docummentation for new system.
7. Changeover from old to new system.
8. Conversion from old to new file format.
b. Recurring (operational) costs.
1. Hardware and software lease.
2. Hardware and software maintenance contracts.
3. Day-to-day personnel cost including analysts and programmers, computer
operations, data entry operators, and end-user costs.
4. Computer supplies.
5. Telecommunication costs.
6. Computer site rental or lease.
7. Ongoing training.
Metode untuk komparasi sistem
Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk membandingkan dua atau lebih
sistem informasi, yaitu :
a. Break-even analysis (BEP)
b. Payback period
c. Discounted payback period
d. Internal rate of return (IRR).
Faktor kualitatif
Hanya seorang analis sistem yang berkharismatik saja yang dapat menjual
sistem informasi ke top management tanpa menunjukkan peningkatan keuntungan.
Mungkin sistem baru mempunyai biaya yang rendah atau penjualan yang tinggi
daripada sistem yang lama. Mungkin laporannya dalam meningkatkan keakuratan
atau kepuasan konsumen. Walaupun demikian, faktor-faktor tersebut tidak
menyangkut besarnya penghematan uang atau besarnya uang yang dikeluarkan.
Suatu saat anda dapat posisi mengirikan dapat menjual sebuah sistem
informasi baru ke manajemen dengan menggunakan antisipasi keuntungan
daripada penghematan uang. Selamat !. Anda harus berusaha membantu manajer
tingkat atas yang terkait agar dapat ditingkatkan. Mungkin anda akan menjual
kemampuan saat ini yang tidak ada. Dalam setiap sebuah kasus, ada sistem
informasi saat ini tidak dibandingkan dengan biaya usulan sistem baru.
Membuat rencana menjual sistem informasi baru berdasarkan keuntungan
kualitatif daripada biaya kuantitatif adalah hal yang tidak biasa.
Seringkali anda menunjukkan beberapa perbedaan biaya sebelum top management
mempertimbangkan rekomendasi anda untuk mendesain sebuah sistem informasi
baru.
Memang terdapat kaitan antara sistem yang diperbandingkan melalui biaya,
tidak dapat diukur dan faktor-faktor perbandingan non-biaya. Faktor
kualitatif seperti kinerja sistem informasi dan keuntungan strategi
kompetetif menjadi relevan.
Faktor sistem informasi
Beberapa faktor kualitatif yang mengarah kinerja sistem informasi yang baik :
a. Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy).
b. Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan.
c. Mengurangi waktu tanggap dari workstation interaktif.
d. Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi).
e. Meningkatkan keamanan sistem.
f. Memperbanyak update sumber record aktif.
g. Meningkatkan kepuasaan pemakai.
Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang.
Faktor strategi perusahaan
Sistem informasi dapat membuat keuntungan kompetetif dalam perusahaan.
Meningkatkan keuntungan saat ini, bagaimanapun juga adalah sulit untuk
diestimasi. Kenaikan profit seringkali tidak terjadi secara tiba-tiba,
tetapi terjadi beberapa tahun sesudah implementasi dari sistem baru.
Ketika dua alternatif sistem mendekati kesamaan perbandingan, pintu terbuka
untuk mempertimbangkan faktor strategi perusahaan.
Terdapat faktor-faktor strategi perusahaan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Kepuasan konsumen (customer satisfaction).
Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan kehati-hatian menyampaikan
produk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasan konsumen
akan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan
penjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secara
kuantitatif.
2. Meningkatkan penjualan (increased sales).
Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas
rekord. Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu usaha
pemasaran dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan
meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang.
3. Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments).
Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan
konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci
(tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia
(senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit
untuk diprediksi.
4. Information product marketing.
Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya.
Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk
selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan
tiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasa
penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.
STUDI SISTEM
Problem statement
1. Nature of the problem detected (for example, increasing data entry
backlogs).
2. How problem was detected (for example, customer complaints or
performance measurement system).
3. Impact of problem on organizational goals (for example, delays
processing of customer orders or reduces cash flow).
4. Departments and functions involved (for example, marketing department
and order processing section of production department).
Existing system documentation
1. System function and interrelationships (this can be done with a graphic
tools, such as a phyical data flow diagram, accompanied by step-by-step
narrative description).
2. Processing volumes by type of document.
3. Processing times by type of document.
4. Bottlenecks (distribution of backlogs).
5. Organization policies affecting processing (example, a policy requiring
that clerks process all commercial orders before residential orders).
6. Processing constraints.
o People (for example, an average 20 percent vacancy rate among data
entry operators).
o Hardware.
o Software.
o Development funds.
7. Organization of involved departments and function (for example,
an organizational chart).
Problem correction alternatives
1. Procedure for generating information systems alternatives.
2. Cost determination for different alternatives.
3. Feasibility analysis.
o Break-even years.
o Payback years or discounted payback years.
o Internal rate of return.
4. Qualitative factors.
5. Alternative recommended and why.
6. Alternative comparison with firm's goals (for example, ROI).
Recommended solution
1. Overall system description for recommended alternative.
2. New system functions and relationships (for example, logical data
flow diagram).
3. Expected new system results.
o Costs.
o Benefits.
4. Proposed development schedule.
5. Development resource needs.
Docummentation
1. Physical and logical data flow diagrams.
2. Processing flow statistics (volume, timing, and so on).
3. Organizational charts.
4. Feasibility analysis details.
5. Development project schedule chart.
6. Development project proposed cost schedule.
Here are some guidelines for presenting the system study successfully :
1. Melakukan presentasi secara singkat untuk menghindari melampaui waktu
yang diberikan.
2. Mengurangi penjelasan teknik secara detail seminimal mungkin. Lebih
baik menjelaskan teknik secara detail dalam menjawab pertanyaan spesifik
daripada tidak diminta.
3. Presentasikan secara jelas, supaya tidak berantarkan gunakan peralatan
visual.
4. Jika menggunakan model (prototyping), bawalah bring workstation
portable (laptop). Demonstrasi secara langsung adalah lebih informatif
dan menarik daripada inactive visual aids.
5. Tekankan keuntungan-keuntungan usulan sistem informasi dengan beberapa
alternatif sesuai dengan kondisi yang dialami perusahaan.
Jangan membatasi membandingkan sistem informasi lainnya. Gunakan
komparasi nilai-nilai keuangan seperti ROI (return of investment).
Go / No-go decision
Top management harus memutuskan melanjutkan (go) dengan mengembangkan
sistem informasi yang baru atau memperlambat atau tidak menyetujui
pengembangan sistem (no-go). Jika keputusan manajemen tingkat atas
memutuskan untuk mengembangkankan sistem, departemen sistem informasi
mulai melakukan proses desain (perancangan) tahap berikutnya. Jika top
management tidak menyetujui usulan sistem informasi yang baru, maka
systems development life cycle(SDLC) dihentikan. Jarang keputusan
sesederhana itu.
Sering, top management menemukan masalah dengan system study.
Masalah yang tidak cukup serius menyebabkan penghentian project, tetapi
mereka meminta kerja ulang (rework system study). Keputusan ini adalah
dasar untuk waterwall model of systems analysis. Model menjelaskan
beberapa bagian tahapan yang diulang. Kadang-kadang, departemen sistem
informasi membuat keputusan mengulang tahapan (repeat stages) sebelum
menjelaskan (mempresentasikan) system study. Dengan alternatif,
keputusan mengulang sebuah tahapan SDLC sebelumnya atau tidak disebut
dengan go / no-go decision. Jika top management menyetujui pengembangan
usulan sistem informasi yang baru, tahap berikutnya dalam SDLC adalah
system design.
Daftar Pustaka
1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.
Ke Menu
Last updated : 28 Juni 00