BAB 7
KEBUTUHAN ANALISIS
(REQUIREMENT ANALYSIS)
Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu :
a. Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap.
b. Menggambarkan sistem informasi yang ideal.
c. Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan
memperhatikan kendala sumber daya.
d. Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai kedalam team pengembangan
sistem.
Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis
sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan
sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan
pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik.
Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai
tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin
pemakai mengalami kegagalan sistem informasi sebelumnya.
Keinginan pemakai
Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap
keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal.
Ideal disini merupakan konsep daripada kenyataan, artinya bahwa tidak ada
sistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat
subyektif saja. Kalau hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapat
menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan end-user.
Metode kebutuhan analisis
Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan
requirement system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires,
observation, procedure analysis, dan document survey.
Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut :
Tanya jawab (Interviews)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Pemilihan potential interviewees.
· Membuat perjanjian terhadap potential interviewees.
· Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas.
· Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya.
2. Target dari metode.
· Kunci pribadi dalam proses DFD.
· Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors.
3. Keuntungan metode.
· Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya
sesuai situasi yang terjadi.
· Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda
berpikir hal ini dapat terjadi ?.
· Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.
· Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.
4. Kerugian metode.
· Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
· Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara.
· Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci.
· Test kredibilitas dari interviewees.
· Mencari interview yang unsureness atau contradictions.
· Memantapkan kredibilitas team.
Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives,
audience, format, weighting dan combining responses, and docummentation.
Kuesioner (Questionnaires)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner.
· Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users.
· Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.
2. Target dari metode.
· Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi
pemecahan sistem.
· End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalam DFD.
3. Keuntungan metode.
· Murah dan cepat dari pada interviews.
· Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang
dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih.
· Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner.
· Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user.
4. Kerugian metode.
· Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user.
· Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi
end-user.
· Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk
mengembalikan kuesioner.
· Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua.
· Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user.
· Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.
Observasi (Observation)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan.
· Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan
pengolahan lembar kerja.
2. Target dari metode.
· Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow Diagram)
3. Keuntungan metode.
· Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion).
· Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.
· Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui
bahwa mereka sedang diamati).
· Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.
4. Kerugian metode.
· Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati).
· Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin
tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.
· Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya.
· Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya
tidak terjadi (dibuat-buat).
Tip praktis dalam melakukan observasi :
a. Jangan mengamati dalam waktu yang lama.
Terdapat dua alasan, yaitu : dengan waktu yang lama akan mengacau operasi
yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.
b. Buat catatan yang ringkas.
c. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat
tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan
mengurangi gangguan.
d. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama.
e. Jangan melakukan observasi tanpa rencana..
Prosedur analisis (Procedure Analysis)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan
aliran dokumen kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow
diagram (DFD).
· Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem.
· Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan
volume distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya
dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya.
2. Target dari metode.
· Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram)
· Proses dalam DFD.
3. Keuntungan metode.
· Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences)
yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai.
· Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk
melakukan observasi.
4. Kerugian metode.
· Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi.
· Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan
yang baik.
· Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen.
· Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi.
Pengamatan dokumen (Document Survey)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow
diagram).
· Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan.
· Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi
field (ukuran dan tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya
(coding structure).
2. Target dari metode.
· Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD).
3. Keuntungan metode.
· Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya.
· Permulaan elemen kamus data.
· Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.
4. Kerugian metode.
· Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami
kebanjiran dokumen dan laporan).
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan
analisis, dalam memperjelas desain sistem yang baru dan analisis
dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya).
Sampling
Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk
memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik supaya
tidak mengalami kegagalan atau ancaman.
Kendala sumber daya
a. Waktu
Sebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam kerangka kerja sejak
sistem mengalami penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini dapat
mempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak
mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu perlu
membutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran waktu sehingga
dapat membuat alternatif yang paling baik.
b. Uang
Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal, sehingga
membutuhkan pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi
persaingan dengan para pesaingnya dimana mereka menanamkan investasi
yang besar dalam sistem informasinya.
c. Keahlian.
Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman
yang cukup seperti masalah telekomunikasi, integrasi database, dan
interactive setting. Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk
menambah kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan diperhadapkan pada
kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan.
d. Teknologi.
Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam mendukung
kerja sistem, sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terus-
menerus, yang konsekuensinya terjadi pengeluaran biaya yang besar dan
jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari para pesaingnya.
e. Faktor ekternal.
Banyak kendala yang datang dari luar setting design, seperti pencegahan
menggunakan teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegah
memelihara data lokal dalam sebuah sistem database pusat, dan sebagainya.
Dokumen kebutuhan analisis
1. Arahan (conduct) analisis.
· Hubungan dengan pemakai akhir.
· Menganalisa records, forms dan laporan.
· Pengamatan proses.
· Menganalisa metode yang digunakan.
· Permasalahan dalam pengumpulan data.
2. Kebutuhan pemakai.
· Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya.
· Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya).
· Kebutuhan pelatihan.
· Pengaruh sistem baru.
3. Kendala sistem.
· Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor
ekternal.
· Realistik sistem.
4. Dokumentasi.
· Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview).
· Konsensus statistik.
· Aliran data secara logikal dan phisik.
· Element awal dalam kamus data.
Daftar Pustaka
1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.
Ke Menu
Last updated : 24 Juni 00