BAB 6
PENGAMATAN AWAL
(INITIAL INVESTIGATION)
6.1 Konsep sistem investigasi
(System Investigation Concepts)
/~~~~~~~~~~~~~\
: Discontinue :
+---------+ \ SDLC /
: Systems : ~~~~~~/\~~~~~
: Goals : -----+ :
+---------+ } :
} +----------+ +-------------+ +----------+
Expectation }==>: Detected :==>: Initial :==>: Valid :
gap (problem) } : Problem : :Investigation: : Problem :
} +----------+ +-------------+ +----------+
+---------+ } :
: Current : -----+ :
: System : \/
: Status : +--------------+
+---------+ : Requirements :
: Analysis :
+--------------+
Masalah (problem) adalah kesenjangan perbedaaan (gap) antara tujuan sistem
dan kondisi sistem yang sebenarnya, dengan pengertian lain kenapa sistem
gagal untuk mencapai tujuan sistem yang telah ditentukan sebelumnya.
Untuk mengetahui hal-hal apa saja yang telah menyebabkan kegagalan sistem,
maka seorang analis sebaiknya melakukan investigasi lebih dahulu sebelum
melakukan tindakan untuk memperbaiki sistem. Dengan investigasi, seorang
analis akan lebih memahami masalah dan alur sistemnya lebih mendalam,
meskipun dalam detect problem sudah diketahui permasalahannya tetapi masih
menggambarkan garis besarnya saja.
Banyak laporan dalam deteksi masalah mungkin tidak benar-benar nyata atau
tidak dapat dipecahkan. Hal tersebut mungkin dikarenakan :
a. Tujuan yang terlalu ideal sehingga sulit atau mungkin tidak akan tercapai.
b. Sistem tidak dapat dikembangkan karena kekurangan sumberdaya, sikap atau
keduanya.
c. Pengukuran sistem yang tidak akurat.
d. Pernyataan tujuan sistem yang sudah ketinggalan (statement of goals is
dated).
e. Kesenjangan antara sistem yang ideal dan sistem saat ini sifatnya
sementara (the gap between the ideal and the current system is temporary
and will decrease given patience).
Dalam tahap problem solving, sebaiknya memberikan penjelasan tentang :
a. Penjabaran kondisi sistem yang berjalan melalui kegiatan investigasi
secara rinci.
b. Mendapatkan konsensus sistem yang ideal.
c. Mengembangkan beberapa alternatif untuk mengurangi perbedaan (gap)
antara sistem yang ideal dengan sistem yang sedang berjalan.
d. Memilih alternatif yang terbaik dan menjualnya ke manajemen.
Tugas mulai point b sampai d akan memakan waktu yang cukup lama termasuk
biaya yang dibutuhkan. Tujuan dari investigasi adalah untuk memantapkan
atau menunjukkan masalah yang sebenarnya terjadi disamping sebagai cara
seorang analis untuk mengerti sistemnya secara mendalam.
6.2 Kendala dalam sistem investigasi
Dalam melakukan investigasi terdapat beberapa hambatan atau kendala yang
akan terjadi , diantaranya masalah :
a. Waktu (time)
Analis kekurangan sumber daya (resource) waktu, sehingga hanya melakukan
sebagian kegiatan investigasi. Biasanya waktu berhubungan dengan masalah
biaya yang dibutuhkan.
b. Biaya (cost)
Seringkali biaya yang dikeluarkan berhubungan dengan lamanya waktu untuk
kegiatan investigas, sehingga manajemen akan memberikan batasan biaya.
c. Ilmu pengetahuan (knowledge)
Manager sistem informasi cenderung menyuruh analis yunior yang belum
memiliki keahlian teknis atau pengetahuan yang cukup, sehingga akan
berdampak pada hasil investigasi yang kurang mendalam,matang atau lengkap.
d. Politik (politics)
Manajemen atau pihak-pihak tertentu mungkin menyebarkan isu-isu yang
tujuannya untuk menghambat kegiatan investigasi.
e. Campur tangan (interference)
Adalah terdapatnya pihak-pihak yang berusaha campur tangan atau mengatur
dalam kegiatan investigas sehingga akan menganggu atau menimbulkan
kekacauan.
6.3 Rekomendasi
Hasil dari investigasi adalah sebuah rekomendasi, yang salah satunya adalah
sebagai berikut :
a. Tidak mengambil tindakan apapun karena tidak ditemukan masalah.
Hal tersebut dapat terjadi karena mungkin dalam preliminary report,
masalahnya dibuat-buat sehingga pada saat dilakukan investigasi masalah-
masalahnya tersebut tidak terjadi atau tidak ditemukan.
b. Melakukan pemeliharaan sistem untuk masalah-masalah yang kecil.
Pemeliharaan sistem yang dilakukan setiap hari (periode pendek) akan
membantu meminimalkan masalah-masalah yang muncul sehingga cepat untuk
ditangani dan selalu terkontrol secara baik.
c. Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan pemakai didalam menjalankan atau
menggunakan sistem informasi.
d. Mempertimbangkan untuk modifikasi sistem secara total, sehingga perlu
pemikiran untuk menggantinya dengan sistem yang baru.
e. Menempatkan masalah yang terjadi kedalam rencana pengembangan sistem
yang segera dilakukan.
6.4 Taktik investigasi
a. Dengarkan, jangan mengurui (listen, do not lecture).
Jika anda tahu semua jawaban, pasti anda tidak akan melakukan investigasi.
Sehingga dalam kegiatan investigasi sebaiknya memberikan waktu yang cukup
bagi pihak manajemen atau pemakai untuk menjelaskan secara lengkap dan
jelas dan analis sistem jangan terlalu mendominasi pembicaraan.
b. Jangan memberikan pemecahan awal terhadap masalah (do not presolve the
problem).
Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah,
sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga menghindari
solusi-solusi yang sebagian-sebagian.
c. Membandingkan cerita (compare stories).
Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama,
sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan
pandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidak
mendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan (opionio).
Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari perbedaannya
dan kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan.
d. Perhatikan keengganan tanggapan (look for reluctant responses).
Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang disembunyikan.
Terlalu banyak masalah sistem dapt juga menyebabkan kebingungan sehingga
tidak mampu menjelaskan secara lengkap.
e. Perhatikan masalah inkonsistensi logikal (probe for logical
inconsistencies).
Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut
hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal yang
berhubungan dengan masalah ini :
* Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole).
* Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles).
f. Perhatikan dampak anda (observe your effect).
Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika anda hadir dan saat anda tidak
hadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe. Sedangkan
external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui oleh siapapun
(searching external material), seperti dengan menganalisa laporan, sejarah
permasalah terdahulu, dan sumber-sumber investigasi sekunder lainnya.
g. Memerlukan kerja keras, sehingga menimbulkan kebosanan (expect hard,
boring work).
Jadilah detektif yang profesional dan sabarlah dalam menangani permasalahan
sistem secara bertahap.dan berkesinambungan.
h. Hindari masalah politk (avoid politics).
Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is fact,
not judgement).
6.5 Teknik investigasi
Teknik investigasi meliputi kegiatan :
a. Secara langsung (direct (internal) probes)
Yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan
pemakai. Mereka mengijinkan anda untuk memperhatikannya langsung tanpa
melalui pihak-pihak tertentu (interpreter). Internal probes merupakan
sumber kekacauan (disruptive), karena timbul perbedaan sikap. Internal
probes digunakan sebagai pengkayaan (a richer) dan kelompok pembenar dari
fakta yang terjadi (truer group of facts). Terdapat tiga teknik untuk
melakukan investigasi langsung, yaitu dengan :
* Kuesioner (questionnaires).
Teknik ini sangat tepat, apabila dalam investigasi memiliki kendala
waktu dan biaya. Meskipun mendapatkannya dari responde melalui blangko
isian. Adapun hal-hal dalam kuesioner kondisi akan penjelasannya akan
berbeda apabila dilakukan tatap muka langsung (face to face interview).
Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapat menunjukkan
perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden.
* Tanya jawab (interview).
Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua orang
dapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Interview dapat digunakan
untuk pertanyaan yang berurutan secara mendalam disamping lebih fleksibel
sesuai dengan kondisi lapangan. Kendala yang dihadapi adalah waktu dan
keahlian khusus.
* Pengamatan (observation).
Merupakan internal probe yang kuat (a powerful internal probe).
Duduk bersama dengan pemakai sistem dengan melakukan pengamatan dengan
pertanyaan yang lebih spesifik. Mengapa anda melakukan kegiatan ini ?
atau dimana dokumen ini akan dipindahkan ?. Setiap pertanyaan mungkin
akan dapat menunjukkan pemecahan masalah misterius.
b. Secara tidak langsung (indirect (external) probes)
Kegiatan yang dapat dilakukan dengan cepat dan tidak kelihatan dari
operasional personel, sehingga dapat mengetahui sisi luar atau sesuatu
yang disembunyikan dari komunitas pemakai. Kegiatan ini akan mendominasi
pada awal kegiatan SDLC, selanjutnya internal probe untuk memperdalam.
* Aliran prosedur (procedure flow).
Prosedure operasional merupakan sarana (vehicles) bagi pegawai baru
mengerti pekerjaannya dan pengalaman karyawan untuk menangani masalah.
Jika procedure flow tidak benar, sistem informasi tidak dapat
dioperasikan secara benar pula. Gunakan system flowchart untuk
menelusuri jalannya informasi sebagai penjelasan prosedure operasinya.
Apabila ada permasalahan diprosedur, masalah tersebut mungkin akan
timbul dalam operasional yang sebenarnya.
* Mempelajari dokumen (document review).
Adalah dengan mendapatkan dan mengumpulkan dokumen-dokumen penting
(critical document). Jika masalah banyak terjadi di customer orders,
kumpulkan sumber dokumen asli dari customer orders tersebut yang
digunakan sebagai data entry-nya, format interaktif layar, detail
transaksi, ringkasan dan kesalahan laporan yang terjadi.
Dokumen seringkali menjadi penyebab masalah.
* Sampel (sampling).
Mungkin anda membutuhkan informasi dari para vendor billing yang telah
memberikan diskon pada saat pembayran, karena perusahaan kehilangan
uang saat diskon tidak diberikan ketika terjadi penundaan pembayaran.
Anda dapat melibatkan para pelanggan pembayar untuk mendapatkan
informasi (walaupun ada banyak transaksi). Akhirnya anda dapat membuat
daftar sampel data dengan pemilihan random untuk satu minggu terakhir,
memilih 20 halaman dari transaksi harian, memilih 5 item dari setiap
halaman yang terpilih., merekam informasi untuk setiap 5 item dan
menghitung rata-raa dan varian untuk sampel-sampel dari semua transaksi
pembayaran yang terjadi.
* Tabular (Tabular tools)
Disebut juga matrix, yaitu daftar cek (checklists) untuk menemukan
perselisihan (discrepancies) dalam alur transaksi seperti berikut :
=========================================================================
Output Reports
=========================================================
Record fields Order Back Customer Shipping Salesperson
detail Order Service Status Summary
---------------------------------------------------------
Customer number v v v v
Order date v
Inventory item number v v
Quantity ordered v v v v v
Warehouse location
Shipping code v v
Substitute code v v
Backorder code v v
=========================================================================
6.6 Deskripsi sistem saat ini
Menentukan kinerja sistem saat ini akan mengalami kesulitan apabila
perusahaan tidak memiliki sebuah standar pengukuran kinerja sistem.
Sayang sekali, perusahaan cenderung tidak memperbarui (to update)
dokumentasi sistem yang berjalan. Karenanya, analis memperbaiki dokumen
selama investigasi masalah sistem.
Deskripsi sistem saat ini meliputi penjelasan :
a. Masukan (inputs)
b. Keluaran (outputs)
c. File (files)
d. Elemen data (data elements)
e. Volume transaksi dan dokumen tindakan (transaction and action document
volume)
f. Diagram aliran data (data flow diagrams)
Pertanyaan
1. Mengapa deteksi masalah menjadi tidak nyata atau tidak terungkap ?
2. Mengapa initial investigation begitu penting bagi departemen sistem
informasi ?
3. Jelaskan lima faktor kendala investigasi !
4. Jelaskan bagaimana langkah pemecahannya dari kelima faktor kendala
tersebut !
5. Jelaskan kemungkinan rekomendasi dari hasil investigasi ?
6. Jelaskan 8 taktik investigasi yang dapat digunakan oleh analis sistem ?
7. Apa perbedaan antara internal dan external probes ?
8. Jelaskan keuntungan dan kerugian dari kuesioner dan interview ?
9. Jelaskan tentang procedure flow operates !
10.Mengapa sampling begitu penting !
11.Mengapa deskripsi sistem saat ini perlu dijelaskan !
12.Jelaskan komponen dalam deskripsi sistem saat ini !
Daftar Pustaka
1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.
Ke Menu
Last updated : 13 Juni 00