Supaya dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua 
pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya,yaitu dengan pendekatan:
a.  Prosedur
    Yaitu "suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan 
    kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai 
    tujuan tertentu".
    Prosedur adalah "rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang 
    melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang 
    digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi
    bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu".
    Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus 
    dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan 
    bagaiman (how) mengerjakannya.
b.  Komponen/elemen
    Yaitu "kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk 
    mencapai suatu tujuan tertentu".
    Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub 
    sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang 
    lebih kecil.
    Contoh :
    Sistem Akuntansi terdiri dari sub sistem akuntansi penjualan, sub sistem 
    akuntansi pembelian, sub sistem akuntansi penggajian dan sub sistem 
    akuntansi biaya, dengan dokumen-dokumen dasar sebagai komponennya, 
    seperti buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo, laporan 
    rugi/laba, dan laporan perubahan modal. 

Teori sistem umum terutama menekankan perlunya memeriksa seluruh bagian 
sistem. Sering sekali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada 
satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin 
tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan. 
Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen, yaitu pekerjaan, kegiatan, misi 
atau bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan. 
Untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat.
Manajemen suatu sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada 
perencanaan dan pengendalian (feedback).


+--------------------------------------------------------------------------+
:     System : In data processing, a collection of men, machines, and      :
:       methods organized to accomplish a set of specific functions.       :
+--------------------------------------------------------------------------+

+--------------------------------------------------------------------------+
:   Sehingga untuk menganalisis atau merencanakan sebuah sistem, seorang   :
:    analis / perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai     :
: komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari suatu :
:                             sistem tersebut.                             :
+--------------------------------------------------------------------------+

Tujuan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau mencapai 
suatu sasaran (objectives). Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan 
objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.

KLASIFIKASI SISTEM
a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
   Sistem abstrak adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang 
   tidak tampak secara fisik". (Contoh : Sistem Teologia).
   Sistem fisik adalah "sistem yang ada secara fisik". 
   (Contoh : Sistem Komputer).
b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia 
   (Human Made System)
   Sistem alamiah adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak 
   dibuat manusia". (Contoh : Sistem Perputaran Bumi).
   Sistem buatan manusia adalah "sistem yang dirancang oleh manusia dan 
   melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin". 
   (Contoh : Sistem Informasi).
c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu 
   (Probabilistic System)
   Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat 
   diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan 
   pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer 
   melalui program).
   Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat 
   diprediksi karena mengandung unsur probabilitas".
d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
   Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak 
   terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secara 
   otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya 
   (kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup), yang ada 
   hanyalah relatively closed system.
   Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan 
   lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan 
   keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga 
   harus memiliki sistem pengendalian yang baik. 

KARAKTERISTIK SISTEM
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu 
mempunyai :
a. Komponen (components)
   Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama 
   membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa 
   subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki 
   fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas sistem (boundary)
   Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya 
   atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem
   dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang 
   lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem (environments)
   Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 
   Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. 
   Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, 
   sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, 
   kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.
d. Penghubung (interface)
   Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar-
   sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. 
   Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk 
   subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk 
   mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.
e. Masukan (input)
   Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan 
   perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). 
   Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat 
   beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk 
   mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program 
   adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan 
   data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran (output)
   Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
   yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk 
   subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan 
   adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, 
   sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah (process)
   Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah 
   masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan 
   berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang 
   jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-
   laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)
   Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). 
   Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak 
   akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan 
   yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. 
   Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya.

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah 
landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan 
pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang 
rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara. 
Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian 
transformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai 
fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem, 
untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat 
input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.
Tahapan dalam menganalisis sistem :
1. Definisikan masalahnya.
   Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah 
   mengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya ?. Apakah output 
   kurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?.
2. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.
   Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang 
   lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit 
   untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang 
   dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan 
   mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman 
   tentang sistem.
   a. Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ?
   b. Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan 
      lingkungan?
   c. Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir 
      serta apa rumusan pengembangannya ?
3. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan 
   memperhatikan modifikasi sistem tersebut ?. Pilihan apa saja yang 
   tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal 
   tersebut dapat diterapkan ?.
4. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.
5. Terapkan alternatif tersebut.
6. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan 
   yang telah dilakukan terhadap sistem.

Berikut ini adalah beberapa dasar bagi teori sistem oleh para ahli :

+--------------------------------------------------------------------------+
:No:     Teori Sistem Umum    : Kepentingannya bagi disain sistem informasi:
+--------------------------------------------------------------------------+
:1 : Komponen-komponen dari   : Gambarkan komponen-komponen dan hubungan   :
:  : suatu sistem berinteraksi: antara mereka selama proses analisis       :
+--------------------------------------------------------------------------+ 
:2 : Sebuah sistem adalah     : Yakinkan untuk merumuskan keseluruhan      :
:  : suatu keseluruhan        : sistem sebelum menguji sub sistem          :
+--------------------------------------------------------------------------+
:3 : Sistem adalah pengejar   : Apa tujuan sebuah sistem informasi ?       :
:  : tujuan (goal seeking)    :                                            :
+--------------------------------------------------------------------------+
:4 : Sistem mempunyai masukan : Tugas utama disain adalah untuk menentukan :
:  : dan keluaran             : masukan dan keluaran                       :
+--------------------------------------------------------------------------+
:5 : Sistem mengubah masukan  : Satu tugas utama disain adalah menentukan  :
:  : untuk menghasilkan       : pengolahan untuk membuat keluaran dari     :
:  : keluaran                 : masukan                                    :
+--------------------------------------------------------------------------+
:6 : Sistem menunjukkan       : Pengolahan informasi adalah hal krisis     : 
:  : adanya entropi           : bagi keberhasilan sebuah organisasi        :
+--------------------------------------------------------------------------+
:7 : Sistem harus             : Sistem informasi membantu mengendalikan    :
:  : dikendalikan             : organisasi; sistem informasi harus         :
:  :                          : mempunyai umpan balik bagi unjuk kerja     :
:  :                          : mereka serta harus dikendalikan            :
+--------------------------------------------------------------------------+ 
:8 : Sistem membentuk hirarki : Disain sistem informasi merupakan tugas    :
:  :                          : yang berhirarki; sistem terdiri dari       :
:  :                          : hirarki subsistem                          :
+--------------------------------------------------------------------------+
:9 : Sistem memperlihatkan    : Sistem informasi mempunyai banyak bagian-  :
:  : adanya diferensiasi      : bagian khusus                              :
+--------------------------------------------------------------------------+ 
:10: Sistem memperlihatkan    : Ada banyak cara untuk mendisain sebuah     :
:  : adanya equifinality      : sistem untuk mencapai sasaran yang         :
:  :                          : dikehendaki                                :
+--------------------------------------------------------------------------+
Tabel 1 : Teori Sistem Umum dan Disain Sistem Informasi

Daftar Pustaka

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, 
   Addison-Wesley Publishing Company, 1983.
2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan 
   Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.
3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi, 
   Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.



Ke Menu