Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai upah, dimana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi, yakni imbalan jasa yang diberikan secara teratur atas prestasi kerja yang diberikan kepada seorang pegawai. Perbedaan gaji dan upah hanya terletak pada kuatnya ikatan kerja dan jangka waktu penerimaannya. Seseorang menerima gaji apabila ikatan kerjanya kuat, sedang seseorang menerima upah apabila ikatannya kerjanya kurang kuat. Dilihat dari jangka waktu penerimaannya, gaji pada umumnya diberikan pada setiap akhir bulan, sedang upah diberikan pada setiap hari ataupun setiap minggu. Dalam hal ini, pengertian gaji untuk seterusnya disebut sebagai gaji pokok.

Besarnya gaji pokok yang diberikan kepada seorang karyawan, biasanya sangat tergantung dengan latar belakang pendidikan yang dimiliki, kemampuan maupun pengalaman kerjanya.

Tunjangan adalah unsur-unsur balas jasa yang diberikan dalam nilai rupiah secara langsung kepada karyawan individual dan dapat diketahui secara pasti. Tunjangan diberikan kepada karyawan dimaksud agar dapat menimbulkan/meningkatkan semangat kerja dan kegairahan bagi para karyawan. Adapun pelbagai macam tunjangan yang terdapat di-Lembaga Pendidikan Komputer IMKA dan dibagi bersama gaji terdiri atas :

1. Tunjangan Jabatan

Tunjangan ini hanya diberikan kepada mereka-mereka yang mempunyai jabatan tertentu, seerpti misalnya: Pengawas, Kepala Bagian, Manajer, ataupun Direktur. Besarnya tunjangan jabatan untuk masing-masing personil tidaklah sama. Hal ini sangat tergantung dengan beban pekerjaan, prestasi yang dihasilkan serta beratnya tangggung jawab pekerjaan yang dipikul. Tunjangan jabatan biasanya diberikan bersama-sama dengan gaji pokok.

2. Tunjangan Lembur.

Setiap karyawan yang bekerja diluar jam kerja ataupun karyawan yang bekerja pada hari-hari libur, ataupun karyawan yang memiliki jam-kerja lebih besar dari 8 jam dalam sehari, maka sesuai dengan peraturan pemerintah, karyawan yang bersangkutan berhak untuk menerima tunjangan lembur. Besarnya tunjangan lembur ini sangatlah bervariasi, tetapi biasanya setiap perusahaan sudah memiliki peraturan tersendiri yang mengatur secara khusus mengenai besarnya tunjangan lembur setiap karyawan yang mereka miliki. Karyawan bagian pemasaran biasanya tidak memiliki fasilitas yang berupa tunjangan lembur, karena prestasi mereka diukur berdasar omzet penjualan yang mereka hasilkan. sebagai gantinya, biasanya mereka akan mendapat bonus yang besarnya sesuai dengan apa yang mereka hasilkan kepada perusahaan.

3. Pemberian Fasilitas Kredit

Kredit yang diberikan perusahaan kepada karyawan, biasanya berupa :

1. Kasbon

Merupakan suatu fasilitas yang bisa digunakan oleh para karyawan untuk mengambil sebagian gaji yang akan diterimanya terlebih dahulu. Pada saat akhir bulan, gaji karyawan tersebut akan dipotong sesuai dengan jumlah kasbon yang ada. Pembayaran kasbon biasanya dilakukan pada saat akhir bulan, yaitu pada saat yang bersangkutan menerima gaji.

2. Hutang Kepada Perusahaan

Karyawan dapat mengajukan permohonan peminjaman uang kepada perusahaan dengan cara pembayaran angsuran selama satu periode tertentu, misalnya dalam jangka waktu satu tahun dengan tanpa dibebani bunga. Pembayaran angsuran hutang karyawan, biasanya dilakukan pada saat akhir bulan, yaitu pada saat yang bersangkutan menerima gaji.

Besarnya gaji pokok ataupun tunjangan yang diberikan kepada karyawan, pada saat-saat tertentu akan di-evaluasi. Ada kemungkinan bahwa besarnya tunjangan ataupun fasilitas yang diberikan kepada karyawan, akan mengalami penurunan. Hal ini disebabkan karyawan yang bersangkutan mungkin sudah tidak menjabat pada posisi tersebut, sehingga karyawan yang bersangkutan tidak berhak lagi untuk menerimanya

Dengan demikian, selain menerima gaji pokok yang besarnya telah ditentukan, pada umumnya setiap karyawan juga akan menerima pelbagai macam tunjangan serta dikurangi dengan pelbagai macam kewajiban yang harus dibayarkan kepada perusahaan. Secara umum dapatlah dikatakan, bahwa komponen gaji yang diterima seseorang, pada umumnya terdiri atas : Gaji Pokok + Aneka Tunjangan - Aneka Potongan.

1.4. Prosedur Pencatatan Keuangan (Manual)

Secara prinsip, setiap karyawan selain menerima gaji pokok juga akan menerima pelbagai macam tunjangan. Disamping itu, dengan adanya fasilitas pemberian kredit bagi para karyawan yang pada akhirnya akan menimbulkan pelbagai macam potongan yang juga harus diperhitungan pada saat menjelang gajian; Maka gaji  yang  akan diterima oleh setiap  karyawan pada akhir bulan akan mengikuti ketentuan sebagai berikut : Gaji = Gaji Pokok + Aneka Tunjangan - Potongan

1. Gaji Pokok

Gaji pokok seorang karyawan yang besarnya telah ditentukan pada saat penerimaan pegawai kemudian dicatat diatas sebuah kartu yang telah disediakan secara khusus. Adapun catatan lengkap yang ada di kartu adalah sebagai berikut :

KARTU INDUK KARYAWAN
1. NMR KARYAWAN : .................	7.PENDIDIKAN : ...........................
2. NAMA LENGKAP : ...................	8. BAGIAN : ....................................
3. ALAMAT KARY. : ......................	9. JABATAN : ................................
4. K O T A : .......................................	10. GAJI POKOK : .........................
5. TANGGAL LAHIR : .... / .... / ....	11. TUNJ. JABATAN : ................
6. STATUS KAWIN : ....................	12. LEMBUR / JAM : ....................

Kartu Induk Karyawan

Secara prinsip, setiap karyawan akan memiliki kartu induk seperti halnya yang ada diatas. Kartu ini kemudian disimpan didalam satu map khusus oleh bagian keuangan, bersama-sama dengan arsip-arsip yang dimiliki oleh karyawan yang bersangkutan.

2. Aneka Tunjangan

Beberapa tunjangan yang terdapat di LPK-IMKA adalah :

a. Tunjangan Hari Raya dan Tutup Tahun

Tunjangan ini hanya diberikan pada saat hari raya dan tahun baru, dan besarnya sama dengan gaji pokok yang dimiliki setiap karyawan. Karena tidak dibagi pada setiap bulan, tunjangan jenis ini tidak menyediakan catatan ataupun kartu secara khusus.

b. Tunjangan Ulang Tahun IMKA

Tunjangan ini hanya diberikan pada ulang tahun IMKA, yaitu setiap tanggal 12 Oktober dan besarnya sama dengan gaji pokok yang dimiliki setiap karyawan. Karena tidak dibagi pada setiap bulan, tunjangan jenis ini juga tidak menyediakan catatan ataupun kartu secara khusus.

c. Tunjangan Jabatan

Catatan mengenai tunjangan jabatan dicampur / dimasukkan menjadi satu dalam kartu induk karyawan.

d. Tunjangan Lembur.

Data lembur setiap karyawan pada setiap bulan adalah tidak sama dan selalu berubah pada setiap saat. Dikarenakan hal tersebut, dibuatkan kartu secara khusus untuk menangani kegiatan lembur para karyawan yang bentuknya adalah sebagai berikut :

Kartu Lembur Karyawan

Bulan: .............. Nama  Karyawan: .................... Bagian:  .........

Tgl. Jam Mulai Jam Selesai Keperluan Kabag

... .... .... ......... .....

... .... .... ......... .....

... .... .... ......... .....

... .... .... ......... .....

... .... .... ......... .....

... .... .... ......... .....

... .... .... ......... .....

... .... .... ......... .....

Kartu Lembur Karyawan

e. Tunjangan Kesehatan

Catatan mengenai tunjangan ini tidak dijadikan satu dengan gaji. Setelah karyawan menerima uang dan diminta tanda terimanya, langsung dibukukan.

f. Tunjangan Beras

Catatan mengenai tunjangan beras juga tidak dijadikan satu dengan gaji. Karyawan hanya menerima beras dalam bentuk nyata.

g. Tunjangan Khusus / Bonus Khusus.

Catatan mengenai tunjangan ini dijadikan satu dengan gaji dan biasanya dikelompokkan dalam pendapatan lain-lain.

h. Tunjangan Seragam

Catatan mengenai tunjangan ini tidak dijadikan satu dengan gaji. Tagihan dari penjahit yang ditunjuk langsung dibayar dan kemudian dibukukan.

3. Pelbagai Macam Potongan

a. Kasbon

Karyawan yang memerlukan kasbon, terlebih dahulu harus mengisi formulir pengeluaran uang yang formatnya adalah sebagai berikut :

FORMULIR PENGELUARAN UANG

1. NAMA PEMOHON : ………………..

2. BAGIAN : .................

3. KEPERLUAN : …………..

4. SEBESAR : RP ……………………….

TERBILANG : ………………………………………………………..

---

PEMOHON KABAG PEMBUKUAN DIREKTUR

Formulir Pengeluaran Uang

Formulir ini dibuat rangkap dua, dimana satu lembar akan disimpan oleh bagian pembukuan, dan satu lembar lagi akan dimasukkan kedalam map karyawan yang bersangkutan.

b. Hutang Kepada Perusahaan

Untuk bisa mendapatkan hutang dari perusahaan, karyawan yang bersangkutan diwajibkan mengajukan permohonan tertulis, yang isinya antara lain menyebutkan :

1. Besarnya pinjaman yang diperlukan.

2. Maksud dan tujuan meminjam uang.

3. Cara pembayaran / pemotongan gaji pada setiap akhir bulannya.

Surat ini ditujukan kepada Direktur, dan apabila disetujui, maka karyawan yang bersangkutan mengisi formulir pengeluaran uang.

1.5. Kegiatan Keuangan Pada Akhir Bulan

Gaji para karyawan yang ada disetiap perusahaan, pada umumnya akan dibagikan pada setiap akhir bulan. Dengan demikian, kesibukan ataupun kegiatan yang dilakukan oleh bagian bagian keuangan pada saat itu adalah sebagai berikut :

1. Mengumpulkan Formulir Lembur dan Hutang.

Data lembur dari setiap karyawan yang tertulis pada formulir lembur, pada setiap akhir bulan akan dikumpulkan guna diperhitungkan dengan pembayaran yang harus dibayarkan oleh pihak perusahaan. Disamping itu, formulir yang ada sangkut pautnya dengan hutang-piutang karyawan juga dikumpulkan guna diperhitungkan secara bersama-sama.

2. Menghitung Rupiah Lembur Masing-masing Karyawan.

Berdasar data yang tertulis didalam formulir lembur, bagian keuangan kemudian menghitung nilai rupiah yang harus dibayarkan kepada karyawan pada bulan yang bersangkutan. Dikarenakan standart lembur untuk masing-masing karyawan tidaklah sama, maka bagian keuangan perlu mencari keterangan lain yang dalam hal ini akan diambil dari kartu induk karyawan. Seperti diketahui, pada Kartu Induk Karyawan terdapat keterangan mengenai berapa besar gaji pokok karyawan yang bersangkutan dan berapa besar rupiah yang harus dibayarkan untuk 1 (satu) jam lemburnya.

3. Menghitung Hutang-piutang Karyawan.

Hutang bulan lalu ditambah dengan hutang bulan ini yang kemungkinan bisa timbul dengan adanya formulir pengeluaran uang dalam bentuk Kasbon, akan menghasilkan hutang baru. Hutang baru ini kemudian dikurangi dengan jumlah pelbagai kewajiban yang harus dibayar, pada akhirnya akan menghasilkan sisa hutang

4. Membuat Rekapitulasi Gaji

Hasil perhitungan lembur dan potongan dari setiap karyawan yang dipadukan dengan gaji pokok, pada akhirnya akan menghasilkan gaji bersih yang akan diterima pada bulan yang bersangkutan. Hasil perhitungan semacam ini kemudian ditulis diatas selembar kertas, dan diulangi lagi sehingga seluruh gaji bersih untuk setiap karyawan bisa dilaporkan diatas selembar kertas.

5. Membuat Slip Gaji Untuk Masing-masing Karyawan.

Setelah rekapitulasi gaji bisa dihasilkan, maka langkah berikutnya adalah membuat slip-gaji untuk masing-masing karyawan. Slip gaji ini dibuat rangkap 2 (dua), dimana satu lembar akan diserahkan kepada karyawan bersama-sama dengan uang yang mereka terima, dan satu lembar berikutnya akan disimpan oleh Imka sebagai arsip keuangan.

6. Mengambil Uang Dari Bank

Berdasar data keuangan yang muncul dan tertera pada rekapitulasi gaji karyawan, pihak direksi kemudian membuka Cek dari Bank yang bersangkutan guna diuangkan secara tunai. Uang inilah yang pada akhirnya digunakan untuk membayar gaji karyawan diperusahaan yang bersangkutan.

7. Memasukkan Uang Kedalam Amplop.

Setelah uang tunai didapatkan dari Bank, tugas berikutnya adalah memasukkan uang tersebut kedalam amplop gaji karyawan yang besarnya sesuai dengan apa yang tertulis pada slip gaji karyawan.

8. Membagi Uang Kepada Setiap Karyawan.

Karyawan kemudian dipanggil satu demi satu untuk menerima gaji mereka, dan diminta untuk menanda tangani kedua buah slip-gaji yang telah disediakan. Satu lembar slip bersama amplop gaji kemudian diserahkan kepada karyawan, dan satu lembar sisanya disimpan bagian keuangan yang akan digunakan sebagai arsip.

1.6 Perbagai Permasalahan

Sistem administrasi penggajian yang diterapkan seperti halnya yang ada diatas, sebenar sudah baik dan sudah memenuhi beberapa persyaratan prosedur akuntansi. Dikarenakan sistem tersebut masih diterapkan dengan cara manual, maka pelbagai persoalan pada akhirnya muncul, seperti misalnya :

1. Waktu yang diperlukan untuk pembuatan pelbagai macam laporan yang berhubungan dengan sistem penggajian karyawan menjadi sangat lama dan panjang, sehingga penggajian itu sendiri kadang-kadang baru bisa dilaksanakan pada sore hari.

2. Informasi data yang disajikan menjadi kurang teliti, seperti misalnya : banyak dijumpai data double ataupun data kurang lengkap.

3. Proses auditing sewaktu-waktu sulit dilaksanakan.

4. Mempunyai resiko yang sangat tinggi. Dengan cara mengambil uang tunai dari bank dalam jumlah yang cukup besar, hal ini sangat mengundang pelbagai resiko kerawanan, seperti misalnya : perampokan, dibawa lari oleh si pembawa, dan lain sebagainya.

Dikarenakan hal tersebut diatas, kemudian disusun sebuah program komputer mengenai penggajian. Program komputer yang ada disini tidak akan mengubah struktur organisasi yang ada didalam perusahaan, arus dokumen ataupun prosedur-prosedur lainnya. Walaupun demikian, beberapa formulir yang akan digunakan sebagai input data dalam proses komputer, akan mengalami sedikit penyesuaian, demikian pula bentuk format dari laporan-laporan yang akan disajikan melalui komputer. Dalam hal ini pihak perusahaan juga dituntut untuk menyesuaikan dengan keadaan seperti ini.

Komputer yang diusulkan adalah PC dengan kapasitas memory yang standard, dengan demikian, komputer-komputer generasi terdahulu-pun bisa digunakan untuk menjalankan program ini.